1. NEO HUB schützt Ihre personenbezogenen Daten

Die NEO HUB GmbH (in dieser Datenschutzerklärung auch „NEO HUB“ oder „wir“ genannt, Informationen erhalten Sie in unserem Impressum), freut sich, dass Sie unsere Website besuchen. Datenschutz und Datensicherheit bei der Nutzung unserer Website sind uns sehr wichtig. Wir möchten Sie mit dieser Datenschutzerklärung darüber informieren, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir bei Ihrem Besuch auf unserer Website erfassen und für welche Zwecke diese Daten genutzt werden. Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse, die Ihnen individuell zugeordnet und dazu genutzt werden können, Informationen über Ihre Person (z.B. Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse) oder über Ihr Verhalten (z.B. Nutzung unserer Website) zu erlangen.

2. Geltungsbereich unserer Datenschutzerklärung

Diese Erklärung zum Datenschutz gilt für diese Website und für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom“ der NEO HUB GmbH (siehe Punkt 5 dieser Datenschutzerklärung). Auf unserer Website befinden sich sog. Hyperlinks zu Websites anderer Anbieter. Bei Aktivierung dieser Hyperlinks durch Sie werden Sie von unserer Website direkt auf die Website der anderen Anbieter weitergeleitet. Sie erkennen dies z. B. am Wechsel der URL in der Adresszeile Ihres Internet-Browsers. Wir können keine Verantwortung für den vertraulichen Umgang mit Ihren Daten auf diesen Websites übernehmen. Bitte informieren Sie sich deshalb direkt auf diesen Websites über den dortigen Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten.

3. Einsatz von Cookies

Wir setzen „Cookies“ ein. Cookies sind kleine Textdateien mit Konfigurationsinformationen, die im Rahmen Ihres Besuchs unserer Website von unserem Webserver an Ihren Browser gesandt und von diesem auf Ihrem Rechner für einen späteren Abruf vorgehalten werden. Wir verwenden Cookies, um Ihren vollen Zugriff auf alle Funktionalitäten unserer Website zu erleichtern sowie für statistische Auswertungen. „Session-Cookies“ verbleiben nur solange in Ihrem Browser, wie Sie sich auf unserer Website befinden, und werden beim Verlassen wieder gelöscht. „Persistent-Cookies“ verbleiben auch nach dem Verlassen unserer Website in Ihrem Browser, außer Sie löschen diese selbst. „Performance-Cookies“ speichern Informationen über Ihr Nutzerverhalten, „Functionality-Cookies“ speichern Entscheidungen, die Sie während Ihres Besuchs auf unserer Website getroffen haben. In diesen Cookies werden allerdings keine personenbezogenen Daten gespeichert oder erzeugt, die Sie als einzelne Person identifizierbar machen. Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass Cookies automatisch akzeptiert werden. Die volle Funktionalität unserer Website steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie durch Bestätigung in dem Pop-Up-Fenster auf unserer Website die Speicherung von Cookies auf Ihrem System zulassen. Nach Beendigung des Besuchs unserer Website können Sie die Cookies jederzeit von Ihrem System löschen. Sie können das Speichern von Cookies auch ablehnen, generell deaktivieren oder Ihren Browser so einstellen, dass er Sie benachrichtigt, bevor Cookies gespeichert werden. Wenn Sie das Speichern von Cookies nicht akzeptieren, können Sie eventuell auf bestimmte Bereiche unserer Website nicht zugreifen oder nicht sämtliche Funktionen unserer Website vollumfänglich nutzen. Wir setzen Session-Cookies ein, die nach Beendigung Ihres Besuchs, also sobald Sie Ihren Browser schließen, gelöscht werden. Haben Sie Ihre Zustimmung zur Nutzung von Cookies durch Anklicken des Buttons auf der Website gegeben, so gilt diese Zustimmung für ein Jahr und für diese Dauer wird ein Persistent-Cookie gespeichert. Wir verwenden auch Performance-Cookies und Functionality-Cookies, um die Funktionalitäten und Inhalte unserer Website stetig zu verbessern. Hierfür werden nur anonymisierte Daten genutzt.

4. Anonymisierte Analyse Ihres Nutzerverhaltens

Um Attraktivität, Inhalt und Funktionalität unserer Website stets optimal zu gestalten, analysieren wir das Verhalten der Besucher unserer Website durch die nachfolgend beschriebenen Webanalyse-Tools. Die Erhebung dieser Informationen erfolgt zu dem genannten berechtigten Interesse. Die Informationen werden anonymisiert ausgewertet und nicht personenbezogen verarbeitet:

4.1 Automatisch gesammelte Informationen

Wenn Sie auf unsere Website zugreifen, werden durch die eingesetzten Webserver automatisch folgende allgemeine Informationen gespeichert:

  • der Name Ihres Internet Service Providers (bzw. bei Firmennetzwerken den Namen Ihres Unternehmens),
  • die Website, die Sie zuletzt besucht haben,
  • die Website, die Sie bei uns besucht haben,
  • die Namen der dort abgerufenen Dateien,
  • das Datum und die Uhrzeit des Abrufs,
  • sowie gegebenenfalls das Betriebssystem und die Browserversion Ihres PCs.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit personenbezogenen Daten aus anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

5. Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom“ der NEO HUB GmbH

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.

5.1 Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

5.2 Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die NEO HUB GmbH.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.

Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.

Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

5.3 Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer:
Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten:
Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional):
MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentations-aufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon:
Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten:
Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

5.4 Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorfeld transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

5.5 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der NEO HUB GmbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

5.6 Empfänger/Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger:
Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

5.7 Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

6. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.

Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten:
NEO HUB GmbH, Nico Gundlach, Kleine Rosenstraße 1-3, 34117 Kassel,
E-Mail: datenschutz(at)neo-hub.de

7. Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis da-für, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

8. Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

10. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Mai 2020. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.